給与計算は内製化をしていますか？
内製化は自社の社員が行うことを意味しますが、ほとんどの企業様が内製化しているのではないでしょうか。
給与計算は属人化しやすい業務と言われています。
今回は、給与計算を内製化した際のメリットやデメリットについて解説します。
給与計算を内製化した際のメリットは？
①給与計算に関する技術や法律、税務などの知識の蓄積
②疑問点を時間をかけずに担当者へ聞くことができる
③経理業務・給与計算業務に関する情報が外部に漏れにくい
④会社固有の給与計算方法ができる
などがあげられます。
①給与計算に関する技術や法律、税務などの知識の蓄積
これは給与計算に限った話ではありませんが、業務を自社で行うことのメリットは「技術の継承」にあります。
給与計算をアウトソーシングした場合、給与計算に関する技術や法律、税務などの知識がアップデートされなくなることも多いです。内製化した場合は、会社にこれらの知識が蓄積されていきます。
②疑問点を時間をかけずに担当者へ聞くことができる
給与明細などでわからないことがあった場合、社内の給与計算担当者へ直接確認できるので、素早い情報伝達ができます。
情報伝達のスピードという点も、内製化のメリットです。
③経理業務・給与計算業務に関する情報が外部に漏れにくい
外部へ委託するものがないため、給与や人事情報などの個人情報が漏洩してしまうリスクが低下します。
日本企業は情報漏洩リスクに対する警戒心が強い傾向にあるため、他の国に比べて給与計算をアウトソーシングする割合が低くなっています。
④会社固有の給与計算方法ができる
会社固有の給与計算方法を導入していたり、就業規則が頻繁に変わり、たびたび反映を行わなくてはならなかったりと、やり取りが煩雑になってしまう場合は、自社で給与計算を行った方が効率が良い場合があります。
給与計算を内製化した際のデメリットは？
給与計算の内製化はメリットがある一方、デメリットもあります。
①個人情報を取り扱うため、属人化しやすい
②担当者が休んだり退職したりすると、対応できなくなる
③ミスや遅れが許されないため、担当者に精神的負担がかかる
④年末調整などで特定の時期に業務量が増加する
①個人情報を取り扱うため、属人化しやすい
給与計算の業務を行っていると、同僚の給与を知ることになります。
同僚の給与が気になった経験、皆さんにもあるのではないでしょうか。
しかし、仕事上で得た秘密を漏らしてしまうことは、解雇要件にも該当する場合があります。近年では社員のマイナンバーも扱いますので、守秘義務のハードルは以前よりも増しているのが現状です。
このように、個人情報を取り扱う上、給与計算業務には限定的な人数しか携わらないケースの方が多いです。「その人しか知らない、わからない」という業務が必然的に増え、属人化してしまうのです。
②担当者が休んだり退職したりすると、対応できなくなる
①でご紹介したように、属人化してしまうことが多い業務です。
担当者が急な用事や体調不良などで休んでしまうと、給与計算が進められない、というリスクを抱える企業は多いです。引継ぎをするにしても、一人立ちさせるまでには何度か業務を行う必要があり、相当な時間がかかります。
自社の給与計算の体制は大丈夫か、改めて確認をしてみましょう。
③ミスや遅れが許されないため、担当者に精神的負担がかかる
給与は「正しく振り込まれるのが当たり前」という前提があります。
もしもミスが起こってしまうと、その対応に追われてしまいます。
・残業代の計算ミスで、振込額が少なくなってしまっていた
・税金の計算が間違っていて、追徴課税となってしまった
自分にこれらを置き換えて考えると、会社への信頼度にも関わってきてしまいますよね。
給与計算業務の難しさは、このプレッシャーの重さにもあるのです。
④年末調整など、特定の時期に業務量が増加する
年末調整は年に一回の業務です。一年ぶりの作業に慣れる余裕もなく、とにかく業務をこなすことになります。普段以上に注意深く、しかしスピーディーに業務を進行しなくてはならないため、どうしても忙しくなってしまいます。
実際に担当者の業務が増え、非正規社員を雇って給与計算を行った結果、機密情報が漏えいしてしまった企業のケースもあります。
まとめ
給与計算が内製化できている場合は、知識が蓄積できたり、給与に関する情報が外部に漏れにくいというメリットがあります。
ただ、担当者が一人しかいない場合は突発の休みや退職に対応ができなくなったり、特定の時期に業務量が増加して残業が増えるといったデメリットもあります。
給与計算は今後も社内で対応していくべきなのか、社内の体制を見直してみるといいでしょう。
最後に
社内の給与計算業務に追われていませんか？
滞りなく進んでいるように見えても、経理担当が大きなプレッシャーを抱えてしまっていた･･･という場合も多くあります。
【給与計算は社内でやるもの】
この思考が当たり前になってしまっていませんか？
少しでも給与計算に対しての悩みがある場合、「給与計算の外注化」というのも取れる手段の1つです。
