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給与計算アウトソーシングとは?メリット・デメリットと依頼できること

給与計算アウトソーシングとは?メリット・デメリットと依頼できること給与計算アウトソーシングとは、企業が自社の従業員の給与計算を代行するサービスのことをいいます。

 

給与計算アウトソーシングには多くのメリットがありますが、デメリットもあります。導入の際には、メリット・デメリットを理解する必要があります。

 

今回は、給与計算アウトソーシングとは?メリット・デメリットと依頼できることをご紹介します。

 

給与計算アウトソーシングとは?

給与計算アウトソーシングとは、企業が従業員の給与計算を外注することをいいます。「給与計算代行」とも呼ばれます。

 

給与計算アウトソーシングは、給与計算だけでなく、年末調整や住民税更新代行などの依頼もできます。

 

給与計算アウトソーシングで『負担が減らせる』

給与計算は、企業の規模が大きいほど、計算も複雑になり、時間がかかります。また、給与計算の業務をしていく上で、法令改正の際に行われる説明会に従業員を参加させて専門知識の維持など、社内で行うにはコストがかかります。そのため戦略的にアウトソーシングを選ぶ企業も増えています。

 

給与計算アウトソーシングは『経営戦略』

給与計算は、企業の利益を生まない業務な上、負担も大きいです。給与計算をやめることで、本来の業務に力を入れることができます。給与計算代行は単なるアウトソーシングサービスではなく、企業を成長させるための経営戦略と考えられています。

 

給与計算アウトソーシングの利用率

日本での給与計算アウトソーシングの利用率は10%程度といわれています。世界での利用率は、アメリカ70%以上。ヨーロッパやアジア、中南米で60%以上になります。給与計算アウトソーシングは、日本での利用率が低い状況にあり、世界に後れを取ってしまっています。

 

 

給与計算アウトソーシングの詳細はこちら

 

 

 

給与計算アウトソーシングのメリット・デメリット

給与計算アウトソーシングのメリットとデメリットをご紹介します。

 

給与計算アウトソーシングのメリット

給与計算アウトソーシングのメリットは、業務の負担を減らすことです。業務の負担を減らすことで、「利益を生む業務」に注力することができます。

 

  給与計算アウトソーシングのメリット

  • (1) コア業務に注力
  • (2) トータルコスト削減
  • (3) 人件費・残業時間の削減
  • (4) 業務に人が張り付かない
  • (5) 法改正への対応が不要になる
  • (6) ミス削減

 

(1) コア業務に注力

給与計算アウトソーシングすることで、従業員をコア業務(利益を生む業務)に配置することができます。給与計算は企業が必ず行わなければいけない業務ですが、ノンコア業務(利益を生まない業務)です。給与計算アウトソーシングすることは、従業員を利益を生む業務に配置するための経営戦略と考えられています。

 

(2) トータルコスト削減

給与計算を自社で行うと、人材確保や社員教育、給与計算のための機材などコストがかかります。給与計算アウトソーシングをすることで、かかるコストは、給与計算という”結果”だけになります。給与計算アウトソーシングの導入でコストが増えてしまう場合もありますが、総合的に見ればメリットは大きいでしょう。

 

(3) 人件費・残業時間の削減

年末調整や住民税更新など繁忙期があります。会社規模によっては、人材調整が上手くいかないこともあるでしょう。だからといって繁忙期のためだけに増員をするわけにもいきません。給与計算アウトソーシングでは、給与計算を外部に委託するため、人件費や残業代の問題がありません。

 

(4) 業務に人が張り付かない

給与計算は専門性が高いため、どうしても同じ担当者が行う場合が多いでしょう。しかし、同じ担当者だけが行っている場合は、現状で問題がなくてもリスクが考えられます。

 

  • 担当者が休職したり、退職した際に業務が滞る
  • 同じ人が確認するためミスに気付きにくい

 

(5) 法改正への対応が不要になる

給与計算の専門企業では常に最新の法令改正など情報収集をしています。そのため、法令改正説明会に参加する必要がなくなります。給与計算アウトソーシングは、計算だけでなく、情報収集や教育にかかる負担も減らすことができます。

 

  • 雇用保険料率の変更
  • 社会保険料率の変更
  • 最低賃金の変更

 

(6) ミス削減

給与計算アウトソーシングは、複雑で正確な計算が求められます。チェック体制が整っていないまま、業務を行ってしまうとミスにつながります。給与計算の仕組みがしっかりしている専門家に依頼することで、ミス削減が期待できます。

 

給与計算アウトソーシングのデメリット

給与計算アウトソーシングのデメリットは、自社で対応できないことにあります。給与計算アウトソーシングしてしまうと、自社のノウハウが失われてしまったり、逆にコストが増えてしまうなどが考えられます。ですので、デメリットも必ず理解することが重要です。

 

  給与計算アウトソーシングのデメリット

  • (1) 一部の業務は社内に残る
  • (2) 社内で対応ができなくなる
  • (3) ノウハウの蓄積ができない
  • (4) 社内情報の漏えい
  • (5) 初期設定費用がかかる
  • (6) コスト増加
  • (7) 委託先の選定

 

(1) 一部の業務は社内に残る

給与計算アウトソーシングをしても勤怠管理や設定などの業務の一部が社内に残ることになります。給与計算にかかわる業務がすべてなくせるわけではありません。とはいえ、給与計算の大半の業務は委託することができるでしょう。

 

(2) 社内で対応ができなくなる

給与計算を外部に委託が当たり前になると社内で対応ができなくなる可能性があります。給与計算アウトソーシングでは、修正も依頼が必要になってしまいます。また、修正などには追加料金がかかる場合が多いので注意が必要です。

 

(3) ノウハウの蓄積ができない

自社の給与計算のノウハウが失われてしまうことが考えられます。給与計算アウトソーシングを利用する期間が長いほどノウハウが失われてしまうでしょう。そのため、再び自社で給与計算を行わなければいけない状況になったときの対策も考える必要があります。

 

(4) 社内情報の漏えい

給与計算アウトソーシングでは、社内の情報を社外へ渡す必要があります。依頼した企業の情報管理の方法によっては情報漏えいの危険性もあります。プライバシーマークを取得している企業ですと安心できますが、ネットに常時接続されている現代では、100%安全と言い切ることはできないでしょう。

 

(5) 初期設定費用がかかる

給与計算アウトソーシングを導入するときに初期設定費用がかかる場合が多くあります。また、契約期間も数ヶ月からなど制限が設けられている場合もありますが、導入はいつもより費用がかかるでしょう。

 

(6) コスト増加

会社の規模や料金プランによりますが、コストが増える可能性があります。給与計算アウトソーシングのプランによっては年末調整や住民税更新だけ代行することもできます。サービス内容が自社にあっているか確認が必要です。

 

(7) 委託先の選定

給与計算アウトソーシングの委託先を探すには、時間がかかるでしょう。また、多くの場合は、初期設定や試用期間などに期間もかかりますので、給与計算アウトソーシングの導入は「今すぐ」とはいきません。

 

給与計算アウトソーシングで依頼できること

給与計算アウトソーシングでは、給与計算以外も依頼することができます。給与計算アウトソーシングで依頼できる主な業務をご紹介します。

 

給与計算代行

毎月の給与計算に必要な勤怠の集計や勤怠データからの給与計算はもちろん、毎月金額が変動する残業代や所得税、住民税の計算なども含まれます。他にも入退社や人事異動の情報の変更など、さまざまな業務を依頼できるサービスもあります。

 

年末調整代行

繁忙期が年末から年初に限られる年末調整を外部に委託することができます。給与計算・賞与計算業務を委託していない場合でも、年末調整のみ期間限定で依頼するケースもあります。給与計算の中でも年末調整は、面倒で混みいってしまいますので助かりますね。

 

振込・納税代行

給与計算の結果の給与振り込みデータの作成や振り込み、税金の納付の代行が依頼できます。給与計算アウトソーシングに追加で依頼されることが多いです。

 

住民税更新代行

住民税の更新は毎月5月から6月に発生します。年末調整と同じく繁忙期が限らる業務です。そして、地方税である住民税は市区町村とのやり取りの中で特別徴収額通知など、紙をたくさん扱う必要があります。ネット対応が遅れている市区町村も多いため、時間的なコストがかかってしまいます。給与・賞与の計算は自社で行って、時期が限られた住民税更新だけアウトソーシングするという企業も多いです。

 

 

給与計算アウトソーシングの詳細はこちら

 

 

給与計算アウトソーシングの導入検討ポイント

下記のポイントに該当する場合は、給与計算アウトソーシングの導入を検討するとよいでしょう。

 

  • 従業員数が10名以上の中小企業
  • 人材確保が難しい
  • 担当者が兼任している
  • 副担当がいない
  • 専門知識をもった担当者がいない
  • ミスを減らしたい
  • 計算が複雑になっている
  • 人件費・残業代に費用がかかっている

 

給料計算アウトソーシングの企業の選ぶ際のポイント

給料計算アウトソーシングの企業選びの際に、確認すべきポイントがあります。選ぶ際は、費用面だけではなく、期待するメリットを得られるかが重要になります。

 

情報管理の安全性

機密情報をどのように扱うか、情報管理の安全性と信頼性をチェックしましょう。

 

専門性と対応力

給与計算に対して必要な専門知識を持っているか、依頼する業務に対応してもらえるかをチェックしましょう。

 

スピードと柔軟性

細かい要望にも対応してもらえるか、また何かあった際は迅速な対応してもらえるのかサポート体制をチェックしましょう。

 

料金

給与計算アウトソーシングにかかる費用が、現在の給与計算にかかる費用を大きく超えてしまっていないかを確認しましょう。もし、予算を超えてしまっていても、業務の負担が減らせる・メリットがあるなら、導入を検討してみてもよいでしょう。

 

まとめ

いかがでしたか。
今回は給与計算アウトソーシングとは?メリット・デメリットと依頼できることをご紹介しました。

 

給与計算アウトソーシングは便利ですが、デメリットもあります。導入時は自社の状況とコストや依頼先などを検討が必要になります。そのぶん、給与計算アウトソーシングを導入したときのメリットは大きいです。アウトソーシングを経営戦略として活用することができれば優位に立てるでしょう。

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