お役立ちコラム

給与計算

自社の給与計算、 リスクはありませんか?

給与計算担当者の急な退職が決まった場合、どのような影響があるか把握はしていますか?

大企業であれば、他の給与計算を行っていたスタッフが引き継ぐ、ということも可能かもしれません。
しかし、中小企業であれば、担当者が1名のみである場合も多いです。

給与計算は、その業務の内容を知らない人からすると、
「毎月のルーチンワーク?」
「給与ソフトに数字を入力すればいいだけの作業?」
こんなイメージではないでしょうか。

しかし給与計算は、計算自体はカンタンなものでも、所得税法や労働基準法、社会保険などさまざまな関連法規を正しく理解していないと、正確な数字を出すことができません。

自社で給与計算を行う場合、どのようなリスクがあるのか見ていきましょう。

自社で給与計算を行う場合のリスク

年末調整など、特定の時期に業務量が増加する

年末調整は年に一回の業務です。
一年ぶりの作業に慣れる余裕もなく、とにかく業務をこなすことになります。

普段以上に注意深く、しかもスピーディーに業務を進行しなくてはならないため、どうしても忙しくなってしまいます。

そのため間違いが発生しやすくなります。

担当者に精神的負担がかかる

給与は「正しく振り込まれるのが当たり前」という前提があります。

もしもミスが起こってしまうと、その対応に追われてしまいます。

・残業代の計算ミスで、振込額が少なくなってしまっていた
・税金の計算が間違っていて、追徴課税となってしまった

自分にこれらを置き換えて考えると、会社への信頼度にも関わってきてしまいますよね。

給与計算業務の難しさは、このプレッシャーの重さにもあるのです。

個人情報を取り扱うため、属人化しやすい

給与計算の業務を行っていると、同僚の給与を知ることになります。

仕事上で得た秘密を漏らしてしまうことは、解雇要件にも該当する場合があります。

近年では社員のマイナンバーも扱いますので、守秘義務のハードルは以前よりも増しているのが現状です。

このように個人情報を取り扱うこともあり、「その人しかできない、知らない」という状況、いわゆる「属人化」し、業務が必然的に増えてしまうのです。

担当者の突然の退職や休み

「担当者が急な用事や体調不良などで休んでしまうと、給与計算が進められない・・・」というリスクを抱える企業は多いです。

担当者としても、「この時期は休みづらい」とプレッシャーに感じてしまうことも。

引継ぎをするにしても、一人立ちさせるまでには何度か業務を行う必要があり、相当な時間がかかります

自社の給与計算の体制は大丈夫か、改めて確認をしてみましょう。

給与計算担当者の一般的な人数とは?

中小企業の場合だと、1人か2人で給与計算を担当している、というところが多いのではないでしょうか。

従業員規模によって指標は異なりますが、だいたい100名ごとに1名配置する、というのが一般的な数字になります。

皆さんの会社には当てはまっているでしょうか?

ですが、給与計算を行っている担当者が突発的に休んでしまったり、退職をしたりということを考えると、この体制はとても高リスク。

確かに、給与計算そのものは利益を生む業務ではないので、「人員を増やす」という選択はなかなか取れないのが現実です。

限られた人員で行っているため、
具体的にどのような給与業務を行っているのか分からない
担当者に任せっきりでコントロールが困難
・・・など、属人化している企業も少なくありません。

属人化している給与計算業務を見直し、効率的な業務プロセスに整えていきましょう。

給与計算・年末調整、負担になっていませんか?

「急に経理担当が退職してしまって、人が足りない・・・」
「担当者が1人で、業務が属人化している・・・」
「いざ引継ぎを行おうとしても、なかなか適任が見つからない・・・」

このような場合には、アウトソーシングを選択肢として検討してみてください。

個人情報のような重要なデータを外部に渡すのは抵抗がある、という方もいるかもしれません。

しかし、属人化した業務をアウトソーシング会社に外注した方が、管理や運用が明確になり、リスクの低減につながることもあります。

また、毎年この時期には「年末調整」があります。

年末調整は毎年行わなければならない業務の一つです。

年に一度の業務であるため、回数こそは少ないのですが、

・従業員の回答ミス、修正作業
・問い合わせの対応

など、担当者の負担はとても大きい業務です。

ロジックスサービスでは、

20名:80,000円~
※同じ市区町村の場合
※税抜き金額

・基本料金:25,000円
・処理料金:2,000円/名
・源泉徴収票作成料金(退職者分・再発行):350円/名
・給与支払報告書作成:5,000円
・給与支払報告書発送:3,000円/市区町村

上記の料金で年末調整アウトソーシングを対応しております。

アウトソーシングすることでリスクを低減し、繁忙期の経理担当者の負担も解消しませんか?
給与計算に関するお悩みも、ぜひお聞かせください。

まとめ

今回は、自社で給与計算を行う場合のリスクをご紹介しました。
給与計算は属人化しやすく、担当者の業務が必然的に増えることにより、間違いが発生してしまうケースがあります。

属人化している給与計算業務は見直し、効率的な業務プロセスに整えていきましょう。

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