中小企業の給与計算は大きな課題の1つです。
給与計算はノンコア業務（利益を生まない業務）になります。
しかし、やらなくてはならない重要な業務です。とくに中小企業での給与計算は、担当者が少ない、もしくは1名ということが多いでしょう。
その上、繁忙期になると「時間外労働の問題」や「業務量の増加」による負担も無視できません。
中小企業こそ、給与計算を改善する価値があります。
解決するにはアウトソーシングなど具体的な対策が必要になります。
今回は、中小企業は給与計算をどうしている？解決策はアウトソーシングをご紹介します。
中小企業は給与計算をどうしている？
中小企業の給与計算は、部署もしくは担当が小規模のことがほとんどです。
経営リソースが限られている中で、給与計算の課題を解決する方法は絞られてきます。
中小企業の給与計算「３つ」の方法
- (1) 部署・担当の拡充（内製化）
- (2) 給与計算ソフトで効率化
- (3) 給与計算アウトソーシング
(1) 部署・担当の拡充（内製化）
給与計算の課題を解決する上で一番最初に考えられる解決方法の１つです。
給与計算の経験者が採用できれば、早急に給与計算に対応させることができます。
しかし、企業規模が大きく複雑な場合は、解決できないことも考えられます。
担当者を採用できない場合は、社内で給与計算の担当者を新しく決めて社員教育する方法があります。
給与計算の量にもよりますが、「給与計算が標準化されている」もしくは「給与計算ソフトが導入されている」なら経験者が居なくても、しっかりと教育できれば給与計算は可能にはなるでしょう。
中小企業の場合は、部署・担当の拡充が難しいことも多いでしょう。たとえ拡充して今の課題を解決できても、将来的な問題がなくなるわけではありません。
- 社内だけで対応・品質を高められる
- 将来的なリスクはなくならない
(2) 給与計算ソフトで効率化
給与計算を効率化させることで課題解決できる場合があります。
給与計算をエクセルや多くの業務を手動で行っている場合は、給与計算ソフトを導入することで、簡単に効率化することができます。
給与計算ソフトには「インストール型」と「クラウド型」の2種類があります。
インストール型は歴史が長いので信頼性も高く、インストールしたパソコンをネット接続しなければ、情報漏えい対策も高められます。
しかし、バージョンアップや他ソフトと連携が弱いデメリットがあります。
そのため、インストール型よりも柔軟性が高いクラウド型の方が近年では主流になっています。
クラウド型は、ネットに繋がっている端末さえあれば、どこでも給与計算をすることができます。
バージョンアップも自動で行われますので、常に最新状態で使うことができます。
クラウド型は情報漏えいを心配する方も多いと思います。
しかし、クラウド型のセキュリティーは非常に高く作られていますので心配がありません。
- 品質・効率が高まる
- ソフトを使いこなす必要がある
(3) 給与計算アウトソーシング
給与計算アウトソーシングとは、給与計算一式を外部へ委託することです。
アウトソーシングは「外部の人材」と「設備」を活用することで、「人材」と「業務品質」の問題を同時に解決ができます。
近年はネットの発展により、給与計算アウトソーシングもネットだけの連絡で完結することができます。
社内に給与計算の担当者がいなくても、委託先と連絡をとる担当者を決めるだけで、給与計算が可能になります。
- 「人材」と「品質」を解決できる
- 委託先を探すのに時間がかかる
中小企業の給与計算の課題
中小企業の給与計算の課題は「人材」「業務品質」に関係することが多いです。これらを解決するには費用と時間が掛かります。
内製化している限りは、将来的なリスクが無くなることはありません。
給与計算を“内製化”したときの課題
- 人件費の増加
- 時間外労働の増加
- 担当者の退職
- 担当の属人化
- 効率化が進まない
- 給与計算ミス
「人材」と「業務品質」を完全に解決するには、“経験が豊富で業務にミスがなく、辞めない・休まない従業員”が必要になりますが、普通の人には難しい条件です。
また、近年ではAIが発展しており、給与計算をAIに任せるという技術も進歩しています。
しかし、給与計算は人にしか判断できない部分があるため、AIに任せることはまだ実用的ではありません。
中小企業が給与計算アウトソーシングにするべき理由
給与計算アウトソーシングは「人材」と「業務品質」の課題を完全に解決することができます。
「部署・担当を拡充」や「給与計算ソフト」では、根本的な問題解決はできません。
給与計算の部署・担当を拡充しても、繁忙期と閑散期の差がある給与計算では無駄なコストが発生してしまいます。
給与計算ソフトもわかりやすく作られていますが、給与計算・パソコンに詳しい人でないと操作が難しいというのが本音です。
給与計算アウトソーシングは“経験豊富でミスがなく、辞めない・休まない従業員”を1名雇うことと同じことです。
給与計算アウトソーシングにしか解決できない課題
給与計算の課題の中でも下記は、給与計算アウトソーシング以外での解決は難しいです。
- 人件費
- 採用コスト
- 時間外労働給与
- 社外の給与計算ノウハウ
アウトソーシングの導入率は、世界では約70%といわれていますが、日本の導入率は約10%です。
その理由は、世界的にアウトソーシングは単なる代行ではなく、「本来やるべき仕事に集中するための経営戦略」として考えられているためです。
この考えは、日本でも広まってきてはいますが、世界に比べるとアウトソーシングの普及は遅れています。
近年のビジネスが変化するスピードはどんどん速くなっています。
その理由はインターネットの発展により情報伝達が早くなったためです。
今の時代、中小企業はどれだけ早く変化対応できるかが重要になります。
経営リソースが限られている中小企業こそ“市場の変化に柔軟に対応する”ことが重要です。
給与計算をアウトソーシングするという考え方も重要になります。
まとめ
今回は、中小企業は給与計算をどうしている？解決策はアウトソーシングをご紹介しました。
中小企業の給与計算には課題が多くあります。
利益を生まない課題に時間を掛けるよりも、本来の業務に力を入れる経営戦略の方が将来的な費用対効果も大きいと思います。
給与計算が負担となってしまっている担当者様へ
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こんなお悩みを持たれている担当者の方も多いと思います。
給与計算は毎月行わなければならない業務の一つです。
- 従業員の回答ミス・修正作業
- 問い合わせの対応
など、担当者の負担はとても大きい業務です。
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+
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