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バックオフィスとは?効率化するメリットとその方法

バックオフィスとは?効率化するメリットとその方法

バックオフィスとはそもそも何か、何が重要なのかと疑問に思う方はいませんか?

働き方改革やDXの取り組みなど、多くの企業で業務の効率化が進められています。
なかでも、企業活動を内側から支えるバックオフィスの効率化を重視する企業は少なくありません。

今回は、バックオフィスとは何か、またその重要性や効率化する方法を解説します。

バックオフィスとは?

バックオフィスとは、経理や総務、人事など、直接利益を生み出さない業務や部署のことを言います。

一方で、営業部やマーケティング部門など、顧客と直接関わる業務や部署は「フロントオフィス」と呼ばれます。

バックオフィスは、フロントオフィスが正常に機能するように、後方から支援するのが主な業務になります。営業活動や販売はおこないませんが、各種支払いや請求管理、社員の採用や退職に関する手続きなど、企業活動をおこなうためには欠かせない存在です。

このバックオフィス業務をおこなう人がいないと、円滑な企業活動は難しいといえるでしょう。

担当者がいない場合は、社長や営業職、実務担当者が兼任でおこなう場合が多いのではないでしょうか。
その場合はコア業務(主業務)と平行して進める必要があり、どちらかがおろそかになる、もしくは残業が続くことも考えられます。

バックオフィスを効率化する3つのメリット

重要な役割を担うバックオフィス業務ですが、効率化することでどのようなメリットがあるのでしょうか。

大きな3つの削減メリットを見ていきましょう。

経費削減

経理業務の自動化やファイリングの電子化を行うことで、バックオフィス業務に携わる人件費を削減できます。

紙媒体を主に使用している場合は、電子化(データ化)することでペーパーレス化ができ、印刷代や書類の保管スペース削減にもつながります。

ミス削減

データ入力や目視チェックといった業務は人間がおこなうため、入力ミスやチェック漏れなどのヒューマンエラーが発生する可能性があります。

ツールなどの導入で自動化することで、ヒューマンエラーを防止でき、ミス削減作業時間の短縮にもつながります。

残業削減

業務のシステム化や外部委託(アウトソーシング)などのサービスを活用することで、残業時間の削減につながります。

それによって社員のモチベーションアップにつながり、業務の効率化も期待ができます。

バックオフィスを効率化する方法

では、そのバックオフィスはどうすれば効率化できるのでしょうか。

ここからは効率化する方法を3つご紹介します。

①システム、ツールの導入

効率化するためのツールやサービスが展開されているため、それらを活用することでバックオフィスにかかる時間の短縮につながります。

②システム、ツールの導入

クラウドサービスは、PCやスマートフォンなどを使い、ネットワーク経由でサービスやシステムを利用するものです。

インストール型のソフトウェアは、システムの構築に専門知識が必要だったり、操作が難しいという問題が挙げられます。その点、クラウドサービスでは使いやすい仕様になっているものが多く、導入のハードルは低いと言えるでしょう。

③外部委託(アウトソーシング)

バックオフィス業務は一般的にルーティン作業が多く、業種を問わず共通した内容が多い傾向にあります。そのため外部の業者へ委託しやすく、また外部へ委託するメリットも多くあります。

経理や総務などの業務を、専門知識を持った外部業者へ委託することで、煩雑な業務から解放され、主力業務に注力できるようになります。
また、専門家を社内に配置する必要がなく、担当者の退職や急なお休み、新人への引継ぎなどを気にすることなく業務に集中できるようになります。

バックオフィス・アウトソーシングで業務効率化!バックオフィス・アウトソーシングとは、事務や管理業務などを外注することです。利益につながらないバックオフィスの業務効率化を目的にアウトソーシングを選択して経営リソースを有効活用によりフロントオフィス(主業務)に力を入れる戦略が選ばれる傾向があります。...

まとめ

バックオフィスは直接利益を生み出すものではありませんが、会社を運営していくにあたって重要な役割を担っています。

社内で専任者をつけておこなうことも大切ですが、もし退職や急なお休みになった場合、他にバックオフィス業務をできる人がいないという状況になるかもしれません。

もしものときに備えて、担当者を複数つける、もしくは外部へ委託するなどの方法も考えておきましょう。

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